PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CĂN HỘ
Là
hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp đầu tiên tại
Việt nam trong lĩnh vực dịch vụ cho thuê căn hộ. Được
thiết kế để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu rất chuyên
biệt trong lĩnh vực đang phát triển rất nhanh này.
1. Quản lý thông tin khách hàng
-
Quản lý thông tin khách hàng mua căn hộ, thuê văn
phòng. Phân loại khách hàng để giảm giá theo từng
thời điểm (thuê mặt bằng bán lẻ, thuê văn phòng).
-
Quản lý hợp đồng của từng khách hàng, thời gian ký
hợp đồng, thời gian hết hạn, ngày thu tiền cọc, ngày
thanh toán, các nhu cầu khách hàng đòi hỏi ….
-
Quản lý thông tin mặt bằng cho thuê, văn phòng cho
thuê, căn hộ cho thuê: hiện trạng mặt bằng, giá thuê
theo từng thời điểm, từng hợp đồng cho thuê, diện
tích, mặt bằng...
2. Quản lý tài sản, trang thiết bị, hàng hóa
-
Quản lý thông tin tài sản: thông tin chung, Nhà cung
cấp, đặc tính kỹ thuật ….
-
Quản lý quy trình mua tài sản/trang thiết bị, hàng
hóa
-
Quản lý quá trình thanh lý tài sản/trang thiết bị/
hàng hóa, tái sử dụng giá trị còn lại .
-
Quản lý nhập-xuất-tồn tài sản/trang thiết bị.
-
Thống kê tài sản/trang thiết bị.
3. Quản lý hợp đồng và nghiệp vụ liên quan
-
Quản lý các hợp đồng cho thuê dài hạn (Long-term)
cũng như các nghiệp vụ cho thuê ngắn hạn
(Short-term) ở cả ba giai đoạn: đặt trước (Booking
or Reservation), đang ở (Living) và kết thúc (Done
or Moved-Out). (Các hợp đồng / đặt phòng bị hủy –
Cancelled - cũng được ghi nhận lại và được theo
dõi). Ngoài ra còn có chức năng quản lý các hợp đồng
cho thuê khác (ngoài hợp đồng cho thuê căn hộ, ví dụ
như chỗ đậu xe, các phòng họp, lớp học …).
-
Quản lý các dịch vụ kèm theo hợp đồng (Contract
Companion Services) cung cấp cho khách hàng.
-
Thống kê danh sách hợp đồng.
-
Hệ thống cảnh báo các Hợp đồng sắp đến hạn để Ban
Quản Lý chuẩn bị gia hạn, thanh lý, ký mới hợp đồng.
-
Nhanh chóng truy vấn và in ra (hoặc xuất (export) ra
MS Excel) các hợp đồng thỏa một hoặc tập hợp một số
điền kiện truy vấn bất kỳ.
4. Quản lý hóa đơn dịch vụ khách hàng (Billing System)
-
Nhập – in hóa đơn dịch vụ khách hàng.
-
Tự động tính và tạo hóa đơn (Bill) cho tiền thuê căn
hộ và hóa đơn cho các dịch vụ đi kèm với hợp đồng.
-
Tự động tạo hóa đơn tiền điện thoại (Telephone Bill)
nếu doanh nghiệp có hệ thống tổng đài ghi nhận cuộc
gọi và sử dụng chương trình VNES Call Monitoring.
-
Nhanh chóng truy vấn và in ra (hoặc xuất (export) ra
MS Excel) các hóa đơn thỏa một hoặc tập hợp một số
điền kiện truy vấn bất kỳ phục vụ cho việc Check-out
của khách ngắn hạn.
-
Báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm.
-
Quản lý giấy báo nợ (Debit Note) và biên nhận thu
tiền (Official Receipt)
.
5. Quản lý công nợ
-
Lập bảng kê chi phí hàng tháng.
-
Lập các Payment request cho từng hợp đồng, khách
hàng, gửi Payment request qua tin nhắn điện thoại
hoặc email.
-
Gia hạn thời gian thanh toán cho khách hàng theo yêu
cầu.
-
Gửi thư thông báo ngưng cung cấp dịch vụ qua tin
nhắn qua email.
-
Quản lý trạng thái công nợ của từng Hợp đồng.
6. Báo cáo thống kê
-
Báo cáo danh sách khách hàng theo nhiều tiêu chí.
-
Báo cáo danh sách tòa nhà, tầng, lô và hiện trạng
cho thuê.
-
Báo cáo các HĐ cho thuê.
-
Báo cáo công nợ khách hàng theo thời gian.
-
Báo cáo quản trị: Báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ
theo nhiều tiêu chí.
-
Báo cáo chi phí sửa chữa, bảo trì cho Ban Giám Đốc.
|